首先,当有人提议做一项会议活动策划时,在了解对方做这项活动的初始情况时,有必要整合资源。无论是你自己、老板还是甲方,当你提议开会时,你会对会议有一些想法。
综合资源包括三个主要部分,分别为以前的数据收集、组织和即将进行的活动制定框架,并为后一种思想的形成和方案的产生确定基本框架。外部资源是由活动的广度构成的。这里的外部资源是指媒体资源、场地资源、库存资源、人力资源。外部资源对整个活动的影响是巨大的,甚至外部资源也是可以理解的,是这个活动平台的重要组成部分。例如,出席开幕式的嘉宾是市长或州长,他们对活动的影响是不言而喻的。
整合信息的过程也是提炼卖点的过程,通过纠偏、逆向思维、联想。哪些是目标群体的目标,哪些对目标群体有影响,受目标群体购买决策的影响。活动创意直接影响传播效果,同时活动传播以创意为导向,二者相互依存。在这个快速消费信息的时代,活动在创意与创新方面的要求也越来越高,主要表现在传播策略、活动概念、活动形式及活动内容的独特性与新颖性等重点上。