首先，当有人提议做一项会议活动策划时，在了解对方做这项活动的初始情况时，有必要整合资源。无论是你自己、老板还是甲方，当你提议开会时，你会对会议有一些想法。

外部资源是由活动的广度构成的。这里的外部资源是指媒体资源、场地资源、库存资源、人力资源。外部资源对整个活动的影响是巨大的，甚至外部资源也是可以理解的，是这个活动平台的重要组成部分。例如，出席开幕式的嘉宾是市长或州长，他们对活动的影响是不言而喻的。